Pour ce deuxième article de blog, nous vous proposons de prendre un peu de recul et de vous partager selon nous les 5 facteurs de succès du chef de projet. En effet chez Carmen Conseil, nous croyons beaucoup plus à l’état d’esprit et l’intention que l’on veut donner à nos actions plus qu’en des outils miracles !
On ne le dira jamais assez mais si nous devions sélectionner une seule qualité nécessaire et indispensable à une bonne gestion de projet, c’est…la communication !
La gestion de projet est un savant mélange entre un objectif, des ressources, des parties prenantes et la capacité à rebondir en cas de difficulté.
Ah l’Humain… Si important et tant de fois négligé ! Pourtant ne dit-on pas que seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ?
Dans beaucoup de projets sur lesquels nous sommes intervenus, les problématiques autour de l’équipe reviennent souvent. Malheureusement, une équipe mal constituée se paiera tout au long du projet avec des grandes difficultés à résoudre cette problématique. Poussés par des objectifs de temps et de rentabilité, nous oublions trop souvent que c’est le collectif qui nous permettra de les atteindre.
Savoir qui fait quoi (le collaborateur sera-t-il dédié au projet à 100% ? quelles sont ses compétences ?…), faire en sorte que l’équipe apprenne à se connaitre pour pouvoir se dire plus facilement les choses, définir ce qui fait notre force tous ensemble et savoir pointer dès le départ nos axes d’améliorations et en quoi ils pourront être des difficultés dans la réalisation du projet sont des étapes fondamentales pour souder et motiver une équipe projet. Encore plus, quand il n’y a pas de lien hiérarchique entre les membres !
Ces étapes de partage et de connaissance vont permettre ensuite au chef de projet de :
En d’autres termes, il revient au chef de projet de transformer un groupe en équipe, en veillant à ce que chacun comprenne bien ses droits et ses devoirs.
Cela passera aussi par le fait de déterminer des objectifs clairs, qu’ils soient d’équipe, individuels, finaux comme intermédiaires. De partager les outils de gestion tout comme les règles de pilotage ou de reporting associé au projet.
N’oublions pas le plus important et qui pourtant est souvent minimisé, ce sont les règles de vie ou de fonctionnement de l’équipe !
On vous voit déjà vous dire que c’est simple, que vous savez déjà tout cela…mais avez-vous vraiment pris le temps de poser toutes ces choses-là ?
Pourquoi initialiser un projet ?
L’initialisation est une partie essentielle dans la réussite d’un projet. Cela permet de définir clairement quels sont les objectifs et clarifier les interrogations si nécessaire.
Cette étape permet d’appréhender le contexte et les enjeux du projet.
Le chef de projet est le maitre d’œuvre de cette initialisation qui doit se dérouler en 3 étapes :
Etape n°1 : Identification du client et de son besoin
Dans cette étape, il est très important d’identifier le client. De prime à bord, cela semble simple ! Et pourtant …
Qui est votre client final ? Est-ce la personne qui paie le projet ou l’utilisateur final ? Qui est le sponsor du projet ?
En effet, les deux ont des envies et souhaits très différents. Il est primordial de bien identifier qui va utiliser le projet à la fin. Autrement, nous sommes certains de foncer dans le mur, en voulant aller trop vite, nous risquons d’aller vite en répondant à la solution directement et non au besoin de l’utilisateur final.
Les risques sont multiples si nous pensons solution avant besoin de l’utilisateur final :
– De nombreux allers-retours avec des modifications et donc des surcoûts
– Un produit ou service qui ne répond pas au besoin et donc entraine une insatisfaction
Lorsque l’identification de notre client est claire, nous allons identifier le besoin du projet.
Le besoin doit être exprimé à l’aide de fonctions : les fonctions principales et les fonctions contraintes.
– Les fonctions principales : il ne s’agit ni plus ni moins du cœur du projet
– Les fonctions contraintes : il s’agit des éléments liés à l’environnement de travail de l’utilisateur (le matériel, la méthode, la main d’œuvre …)
Une fois tous les éléments identifiés, il ne restera plus qu’à identifier clairement les spécifications techniques. Cette étape permet de détailler d’un point de vue fonctionnel tous les composants du projet.
Etape n°2 : Analyse des opportunités et des risques
En début de projet, il est essentiel de connaitre quels peuvent être les opportunités et les risques inhérents. Le chef de projet doit être en capacité de connaitre tous ces éléments pour éviter de démarrer le projet en faisant fausse route.
Cette analyse va nous permettre de bien réaliser notre prochaine étape.
Etape n°3 : Rédaction d’une lettre de mission du projet
Une fois que nous avons établi clairement nos opportunités et risques, nous pouvons établir notre fiche de mission.
Qu’est-ce qu’une lettre de mission du projet ? Nous pouvons la comparer à un contrat, qui doit être établi entre le chef de projet et le sponsor du projet.
Le chef de projet est à l’origine de son contrat et devra le faire valider par le sponsor.
A quoi ça sert ? La lettre de mission va nous permettre de poser tous les éléments du projet :
– Le nom du projet
– Les enjeux
– Les risques
– Les objectifs : en matière de qualité, coût et délai
– Les livrables attendus
Il est important de savoir que ce document n’est pas un document figé, il peut évoluer dans le temps.
Le premier élément à réaliser est l’organigramme de tâches, cela permet de formaliser toutes les étapes du projet en lot de tâches. Il est important que pour chaque lot, un responsable soit nommé. En effet, il n’est pas pensable que le chef de projet soit le seul responsable de l’ensemble des lots du projet : il doit déléguer.
Cet organigramme va servir de base et permettre de donner de la visibilité au projet et éviter le manque de clarté dans le rôle de chacun ; il devra comporter les lots :
– Tâches techniques
– Tâches de management des risques
– Tâches de pilotage du projet
Il est important de le communiquer à toutes les parties prenantes du projet, cela permet de les impliquer dans le projet.
Les parties prenantes sont les personnes qui sont concernées par le projet, qu’elles soient externes ou internes à notre entreprise.
Pourquoi est-il important de savoir qui sont les parties prenantes de notre projet ?
Les parties prenantes sont des personnes qui ont une vision du projet qui doit voir le jour. La difficulté peut résulter dans le fait que chaque personne n’aura pas la même vision. Pour cette raison, il est important de connaitre qui sont les parties prenantes et surtout quelle est la vision de chacun pour s’assurer du succès du projet.
La difficulté peut résulter dans la vision différente de chacun et dans l’esprit critique de certain. Le chef de projet doit être en mesure d’identifier les parties prenantes critiques pour adopter son comportement et ainsi minimiser les risques.
La communication va être une des clefs de réussite du projet !
Le chef de projet devra être à l’initiative de la création d’un plan de communication clair et partagé à toutes les parties prenantes.
Dans ce plan de communication, nous devrons retrouver : la date de l’action, l’acteur de l’action, les moyens et le suivi. Ainsi que rappeler régulièrement l’objectif ou la vision finale pour que chacun continue de se projeter sur le résultat à atteindre. Surtout qu’on le sait, ce sont des éléments qui peuvent évoluer en même temps que le projet ou produit lui-même.
Il est important d’avoir en tête que les parties prenantes échangent de façon informelle sur le projet, que ce soit positif ou négatif … Plus le chef de projet implique les parties prenantes avec une communication claire, moins les parties prenantes verront d’impacts négatifs. N’ayez pas peur d’organiser des rituels de feedback pour être sûr de garantir la transparence !
“Si tu ne peux pas le mesurer, tu ne peux pas le contrôler. Si tu ne peux pas le contrôler, tu ne peux pas le gérer. Si tu ne peux pas le gérer, tu ne peux pas l’améliorer” Harrington
La partie de pilotage est un élément clef pour un chef de projet. En amont, il est bien évident qu’une solide planification sera essentielle. Autrement, le chef de projet va vite se rendre compte que le pilotage va devenir compliqué voire impossible !
Ces tâches de pilotage doivent être planifiées car elles font parties intégrantes de tâches à réaliser par un chef de projet. Cette planification permet aux équipes internes et externes d’avoir une visibilité.
Cette partie va permettre de mettre en exergue l’efficacité du projet. De nombreux indicateurs vont permettre de mettre cela en lumière :
– Le respect des deadlines
– Le respect du budget
– Le respect des livrables
Il est important de planifier les réunions qui vont faire vivre le projet. Quelques exemples de réunion :
La revue de projet
Cette réunion va permettre de montrer l’état d’avancement du projet. Nous allons échanger sur :
– Les objectifs du projet
– Un suivi détaillé des actions réalisées et des actions restantes
– Des évolutions éventuelles (éventail des actions du projet, budget, équipe projet…)
– Le plan d’actions
La réunion technique
Cette réunion a pour objectif de résoudre un problème technique. Pour cette raison, elle va être sous forme d’atelier de travail pour la rendre la plus efficace possible
Le reporting
Cette réunion permet une remontée d’information sur l’atteinte des résultats du projet. L’objectif est de communiquer clairement sur le projet.
Il n’y a plus qu’à mettre tout ça en place dans le cadre de votre projet !
