Dès que le nom du successeur et sa date d’arrivée sont connus, vous pouvez d’ores et déjà préparer son arrivée :
✔ Bloquez votre agenda le jour de l’arrivée : aucune réunion, cette journée sera dédiée à l’accueil et au début de la formation du nouvel arrivant.
✔ Planifiez un point de 30 minutes maximum avec les interlocuteurs en lien avec la mission (DSI, responsables métiers,…). Le but est de donner au nouveau consultant un aperçu global de l’environnement de travail. C’est également l’occasion de rencontrer et découvrir les métiers et objectifs de chacun.
Le petit + : ne prévoyez pas plus d’un point par jour pour laisser un temps d’assimilation. |
✔ Préparez le matériel : assurez-vous auprès de l’entreprise que les demandes de badge et de matériel informatique ont bien été faites et sont bien traitées.
✔ Communiquez largement sur son jour d’arrivée.
✔ Planifiez un déjeuner pour le premier jour, en fonction des habitudes de déjeuner de l’entreprise.
✔ Commencez par le tour des locaux avec le b.a-ba : les toilettes et l’espace café/thé/fontaine à eau. Puis faites le tour du service pour rencontrer tout le monde.
✔ Démarrez le transfert : il est important de détecter le profil d’apprentissage du remplaçant pour optimiser le transfert. Auditif, visuel ou kinesthésique, dans le doute, adressez-vous à tous ces profils de perception.
✔ Commencez par une vue globale de la mission : prenez une feuille, un stylo et schématisez de la manière la plus simple possible les contours de la mission.
Vous verrez, la personne s’y référera souvent !
✔ Ecourtez : pas besoin de faire une grosse journée, le cerveau de votre successeur sera vite plein !
✔ Faites un bilan : en fin de journée, pourquoi ne pas aller marcher et lui demander ses premières impressions ?
✔ Abordez un sujet/projet complexe par jour, avec une fiche associée.
✔ Posez régulièrement des questions au remplaçant, pour vérifier notamment que vous n’êtes pas en train de le noyer !
✔ Alternez théorie et mise en pratique. Par exemple, lire un cahier des charges et mettre à jour des invitations de réunions ne demandent pas la même énergie au cerveau !)
✔ Faites des petits quizz pendant les phases théoriques pour aider à ancrer les connaissances.
✔ Proposez des pauses régulières, laissez des temps libres à la personne pour lui permettre d’organiser et de relire certains sujets.
✔ Découpez la période de transfert selon le système suivant :
– Première moitié du transfert : vous êtes responsable, le successeur observe et apprend
– Seconde moitié : le successeur est responsable, vous êtes là en appui
✔ Construisez ensemble les étapes à venir pour chaque sujet de la mission. Ainsi, le jour où vous partez, il sait exactement ce qu’il y a à faire sur chaque sujet.
| Rappel : l’objectif du transfert de compétences n’est pas de donner toutes les connaissances, mais de rendre la personne autonome, afin qu’elle sache où aller trouver l’information manquante ! |
Et enfin, le transfert est terminé, tout est prêt pour faire de la suite de la mission un succès, il est donc l’heure de….profiter du pot de départ et dire au revoir à tous ces collègues !
A la découverte de la mission grâce au vis-ma-vie
Lorsque c’est possible, l’organisation d’un vis-ma-vie se révèlera extrêmement intéressant. C’est l’occasion pour un Carménère de découvrir le cadre de la mission, son environnement, et une opportunité de découvrir comment travaille son collègue, surtout sur un poste différent !
Un échange informel au travers d’un déjeuner
Une fois le Carménère retenu pour reprendre la mission, et avant son démarrage officiel, nous organisons un déjeuner avec le client, le consultant sortant, le consultant entrant et le responsable de mission. L’occasion de se connaître dans un contexte moins formel, et de partager un premier état des lieux de la mission et du transfert à venir.
Un transfert quasi-transparent
Un transfert entre deux Carménères est gage d’autonomie, d’efficacité et de quasi-transparence pour le client !
De plus, le nouveau pourra toujours poser quelques questions à l’ancien après la fin officielle du transfert.
En 2024, j’ai eu l’opportunité de prendre le relais de Caroline comme chef de projet chez Domofrance.
Une première journée de « vis-ma-vie » a été organisée pour me permettre de rencontrer l’équipe et d’appréhender la mission, me permettant d’arriver sereine lors du premier jour officiel ! Puis, pendant 3 semaines, nous avons travaillé au transfert de compétences : rencontres et temps d’échange avec les acteurs clés des projets, prise en main des outils, gestion des connaissances et planification des semaines à venir tout en faisant avancer les projets en binôme. Objectif : me définir une feuille de route claire et s’assurer de ma pleine autonomie lors du départ de Caroline afin que je démarre la mission sereinement, sans pour autant empiéter sur le bon déroulement des projets. Une mission accomplie, et en bonus : dans la bonne humeur !
SOCRATE
