L’onboarding, ou montée à bord, est une période déterminante lors de l’intégration d’un collaborateur au sein d’une entreprise. Son but ? Rendre le nouvel arrivant opérationnel et l’intégrer à l’équipe. Préparé avec soin, il peut s’avérer très bénéfique : il permettra de créer rapidement un lien de confiance entre le nouvel arrivant et l’entreprise, mais aussi d’effectuer une montée en compétence efficace du collaborateur. Pour l’équipe c’est le moment de se challenger. En somme, de grandir et de faire grandir !
Alors quelles sont les clés d’un onboarding réussi ? Suivez le guide !
Ça y est, le processus de recrutement est terminé, tous les feux sont au vert et l’équipe va s’agrandir ! C’est dès ce moment que l’onboarding commence, car le mot d’ordre d’une arrivée réussie c’est la préparation. Mobiliser les ressources nécessaires en amont permettra au nouvel arrivant de se sentir confiant, à l’aise et intégré dès son premier jour. Pour l’équipe, cela permettra d’appréhender au mieux cette arrivée et de préparer le meilleur accueil possible.
Cette période entre la fin du processus de recrutement et le premier jour du nouvel arrivant est le pré-boarding. Elle permet de s’assurer que tout est prêt pour l’arrivée à venir : espace de travail, matériel, accès aux différentes ressources… Cette préparation permettra de gagner en efficacité les premiers jours. Le pré-boarding permet aussi d’anticiper en envoyant en amont le livret d’accueil, l’organigramme de l’entreprise ou certains documents administratifs. Cela permettra au nouvel arrivant d’en prendre connaissance à tête reposée et de poser d’éventuelles questions afin d’arriver fin prêt.
Le pré-boarding c’est aussi et surtout l’occasion de commencer à créer du lien avec le nouvel arrivant : d’une part, en restant disponible pour répondre aux questions de ce dernier et lui détailler le déroulement de son arrivée, d’autre part, en anticipant son intégration à l’équipe. Inviter le futur collaborateur aux évènements (afterwork, déjeuner, …) lui permettra de commencer à se présenter et à apprendre à connaître ses futurs collègues dans un cadre moins formel et d’arriver plus sereinement dans l’entreprise, en se sentant déjà intégré.
« Dès la fin de mon processus de recrutement chez Carmen Conseil, le contact de ma marraine m’a été transmis. En tant qu’interlocutrice privilégiée, elle était disponible pour répondre à mes questions et m’aiguiller si j’en ressentais le besoin afin de faciliter mon arrivée dans l’équipe. Elle s’est également assurée que tout se déroulait bien pour moi après mon arrivée, ce qui m’a permis d’être plus sereine. »
La journée d’accueil, premier jour du nouvel arrivant est un moment déterminant, il est important de la soigner ! Après le temps d’accueil (idéalement accompagné d’un petit-déjeuner !), il est temps d’entrer dans le vif du sujet. Pour ce faire, le livret d’accueil est l’outil idéal. Ce support propre à l’entreprise se présente sous forme d’un livret regroupant différentes informations : missions, temps forts, équipe, histoire, culture ou encore fonctionnement. Ce livret évolutif peut être coconstruit avec l’équipe afin de représenter le plus fidèlement possible les valeurs de l’entreprise. C’est un véritable guide qui, après avoir été présenté lors du premier jour, pourra servir de référence au nouvel arrivant, tout au long de sa vie au sein de l’entreprise.
Une fois les présentations terminées et le matériel remis, un point clé est prêt à être abordé : la définition des objectifs du collaborateur avec son manager. Il est essentiel de définir des objectifs clairs rapidement, car en plus d’être des moteurs, ils permettent de se projeter tout en s’assurant que l’ensemble des acteurs est sur la même longueur d’onde. C’est également le bon moment pour planifier différents points de suivi, par exemple hebdomadaires entre le collaborateur et son manager pour assurer une continuité du suivi.
« Mon premier jour au sein de l’équipe Carmen reste l’un des plus marquants de mon expérience professionnelle : une journée entière, en tête à tête avec mon manager, consacrée à mon intégration. J’ai plusieurs expériences à mon actif, en tant que chef de projet comme en tant que manager, et cette qualité d’accompagnement était une première pour moi. Une journée dédiée à la présentation du cabinet, son fonctionnement, ses outils, un café virtuel avec les Carménères, distribution du matériel et autres goodies… Un climat de confiance s’était installé et j’ai vite compris que l’important était de me mettre dans les meilleures conditions pour que je m’épanouisse et puisse donner le meilleur de moi-même dans mes missions. Plus jamais je ne sous-estimerai un onboarding ! »
La dernière étape d’un onboarding réussi est celle du suivi du nouvel arrivant. La période s’écoulant de la fin du premier jour à la fin de la période d’essai est riche en nouveautés et en challenges pour le nouveau collaborateur. Qu’il s’agisse de comprendre les process de l’entreprise, les enjeux d’une mission ou de s’intégrer à l’équipe, un suivi régulier permettra de s’assurer que tout se déroule pour le mieux tout en proposant un espace d’échange propice aux questions et aux demandes. Chaque semaine, chaque mois, ou chaque trimestre : à chaque rendez-vous sa temporalité ! Ci-après, quelques idées de rendez-vous à instaurer pour permettre à un nouvel arrivant de prendre ses marques tout en se sentant accompagné.
Enfin, n’oubliez pas que l’onboarding est aussi le moment idéal pour challenger l’équipe et les process. Une idée simple pour mettre à profit l’expérience du nouvel arrivant ? Lui proposer de rédiger un rapport d’étonnement de quelques lignes pour le partager à l’équipe à la fin de son premier mois ou de sa période d’essai : points positifs, remarques, questions et axes d’améliorations, profitez de l’œil neuf de votre nouveau collègue pour entretenir une dynamique d’amélioration continue. Grandir et faire grandir, un doublé gagnant !
Un onboarding réussi, c’est le meilleur moyen de créer une relation saine et de confiance avec un nouvel arrivant dans l’équipe. Donner de la visibilité, que ce soit en anticipant les premières échéances ou en fixant des objectifs clairs dès le départ, offriront au nouvel arrivant un départ structuré et donc plus efficace. De la même façon, la disponibilité de personnes ressources comme un manager et un parrain/marraine créera un climat de confiance et renforcera le sentiment d’appartenance du nouveau collaborateur dès ses débuts. Enfin, un suivi régulier permettra de s’assurer de la bonne compréhension des attentes de chacun et de leur respect, tout en offrant un espace d’échange dédié. Alors, n’oubliez pas :
sont les clés d’un Onboarding réussi !
Kenneth blanchard
