CARMEN CONSEIL
Cabinet de conseil en pilotage de projets IT et management de transition à Bordeaux
Comment gérer le passage d'une équipe de 10 à 30 collaborateurs ?
Afin d’atteindre les objectifs de votre projet, vous avez besoin de monter en charge, avec une augmentation de vos effectifs.
Le passage d’une équipe de 10 à 30 personnes est loin d’être anodin, vous allez faire face à de nouvelles problématiques, que cela soit lié aux relations interpersonnelles ou aux questions d’organisations.
Nous allons dans cet article vous donner quelques conseils sur les points d’attention et sur les solutions à mettre en place.
difficultés que vous allez rencontrer
- Multiplications des interactions interpersonnelles : avec l’augmentation de vos effectifs, les interactions interpersonnelles se multiplient. Plus nombreux vous serez, plus vous entrerez dans un système complexe, avec des personnalités différentes, des ententes différentes. Vous allez faire face à des conflits, à des manques de communication entre les membres de l’équipe.
- Transparence des informations : le partage de l’information devient un vrai enjeu avec l’accroissement de vos effectifs. Avant, vous étiez 10 personnes, il était encore relativement facile de faire circuler l’information, que ça soit informel autour d’un café ou lors d’un échange au bureau. A 30 personnes, cela devient forcément plus complexe, l’informel ne sera plus une option, il vous faudra mettre en place des solutions de partage d’informations, nous y reviendrons un peu plus loin.
- Engagement / Responsabilités : un autre de vos enjeux est l’engagement de vos équipes. Une dérive que nous constatons régulièrement est que, plus l’équipe est grande, moins les personnes vont se sentir responsabilisés personnellement. Vous sollicitez un volontaire par mail pour traiter un sujet, vous n’avez pas de réponse ? Chaque personne va se dire « un autre va le faire » et au final, on se retrouve sans aucune réponse.
-
- Réunions : enfin, le dernier enjeu va être la gestion de vos réunions projets/équipe. Avant, vous pouviez encore participer à 10 régulièrement, aujourd’hui à 30 personnes, cela peut engendrer des réunions à rallonge, des réunions inefficaces ou sans retour d’investissement (ROI). Vous allez sûrement vous retrouver dans des réunions où le temps de parole des collaborateurs pourra être très différent, avec des fortes personnalités qui monopoliseront la parole, d’autres collaborateurs plus discrets qui n’oseront pas intervenir et donner leurs avis.
NOS CONSEILS
Soigner l’arrivée de ses nouveaux collaborateurs. Pour qu’une personne se sente impliquée autour d’un objectif commun, il est important de comprendre l’ensemble des tenants et aboutissants, et d’être intégré dans l’équipe. Cela favorise la solidarité et l’entraide. Si vous voulez plus de conseil sur l’onboarding, nous avons fait un article spécifique sur ce sujet –> Lien vers l’article
L’arrivée dans l’équipe OK !
Maintenant, il faut aider votre nouveau collaborateur à monter en compétence sur le projet :
– Favoriser le binômage sur les différentes phases du projet, afin d’avoir une vision globale sur ce qui est réalisé par l’équipe
– Identifier un 1er sujet à traiter pour mettre rapidement en application les sujets vus lors des binômages
L’idée est de fournir les clés et d’accompagner votre collaborateur pour être opérationnel le plus rapidement possible.
Squad, rôles annexes (leader, po proximité, etc…) : il est peut-être temps de repenser également votre organisation. Aujourd’hui, vous étiez une seule et même équipe, mais avec toutes les problématiques que nous avons vues précédemment, il peut être pertinent de revoir votre organisation. Vous pouvez, par exemple :
– mettre en place des squads : par fonctionnalité, par périmètre métier, etc…
– créer des nouveaux rôles avec un proxy product owner, un leader technique qui diffusera la stratégie et l’accompagnement aux différentes squads.
– échanger avec votre équipe, pour identifier les axes d’améliorations, brainstormer sur la meilleure organisation pour vous. Essayer, analyser et adapter seront vos 3 mots clés pour réussir cette transformation.
Déjeuners, afterworks, teambuildings, etc… Une équipe qui vit bien est un indicateur important pour la réussite de votre projet. Si vous souhaitez garder vos bons éléments, l’environnement de travail est très importante.
Communiquer, c’est répéter. Les informations doivent circuler pour avoir un niveau homogène dans l’équipe. Mais cela ne veut pas dire inonder toute l’équipe, il est important de cibler les destinataires pour qui l’information va avoir un intérêt. La communication doit être au sein de l’équipe, mais également à l’extérieur pour promouvoir l’équipe, le projet, partager les avancements, les points d’accrochage avec les autres sujets, etc. Pour chaque typologie d’information, une instance/un canal est à sélectionner pour atteindre la cible de la meilleure des façon.
Réaliser le RACI de votre projet va favoriser la prise de décision rapide, vous allez pouvoir cartographier les interlocuteurs selon les sujets et identifier facilement les décideurs. Cela permettra également à vos nouveaux arrivant de cibler les acteurs.
En créant de nouveaux rôle vous allez pouvoir déléguer et responsabiliser les membres de votre équipe, gagner en efficacité et en engagement.
Rétrospective : identifier les axes d’améliorations sur le fonctionnement de l’équipe, l’idée est de se dire les choses et d’identifier des actions avec des porteurs pour être toujours dans l’amélioration continue.
Le retour d'expérience de Natacha
Dans le cadre d’une précédente mission en tant que Product Owner, j’ai connu l’agrandissement exponentielle de mon équipe produit. Même si nous avons connu des difficultés, nous avons réussi à limiter les impacts car nous étions dans une phase perpétuelle d’amélioration continue et d’adaptation. En tant que product owner, cela a eu un fort impact sur ma charge de travail, nous nous sommes donc réorganisés en plusieurs squads, ce qui a permis de réduire les interactions au quotidien avec les membres des squads, tout en gardant un lien avec l’ensemble de l’équipe Produit.
Ce que j’aurais mieux fait ? Accentuer encore l’onboarding lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs. Cela peut être consommateur de temps au départ, mais, au final, cela a un vrai intérêt pour l’ensemble des acteurs (montée en compétence, connaissance de l’équipe, retour d’expérience extérieur, prise de recul, etc…)
« Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin !»
Proverbe africain